In der heutigen Zeit kommen kaum noch Unternehmen ohne die Nutzung verschiedener Clouddienste aus. Doch während die Entscheidung für einen bestimmten Anbieter oft von Performance, Preis und Funktionsumfang abhängt, wird ein kritischer Aspekt häufig unterschätzt: die Qualität der Dokumentation. Ohne präzise Beschreibungen, nützliche Beispiele und gut strukturierte Anleitungen fällt es selbst erfahrenen IT-Profis schwer, sich in komplexen Cloud-Umgebungen zurechtzufinden. Die Folge sind hohe Einarbeitungszeiten, unnötige Fehlkonfigurationen und langwierige oder teure Support-Fälle. Eine solide Dokumentation schafft Klarheit, beschleunigt die Implementierung neuer Features und verringert das Risiko von Ausfällen. Kurz gesagt: Fehlt eine gute Dokumentation, kann selbst das vielversprechendste Cloudoffice schnell zur Fehlentscheidung werden.

Eigenschaften wirklich guter Dokumentation

Gute Dokumentation sollte mehr sein als eine bloße Ansammlung von technischen Anweisungen und Tabellen. Sie zeichnet sich durch eine klare Struktur, Aktualität und Verständlichkeit aus. Eine übersichtliche Gliederung erlaubt es Anwendern, schnell relevante Informationen zu finden – von ersten Schritten über Referenzhandbücher bis hin zur Fehlersuche. Praxisnahe Beispiele mit Code-Snippets und Use-Cases erleichtern zudem das Lernen und die Anwendung komplexer Funktionen. Darüber hinaus sollte die Sprache weder zu stark vereinfacht noch unnötig kompliziert sein, damit sie sowohl Einsteigern als auch Profis einen Mehrwert liefert. Schließlich ist eine lebendige Community-Unterstützung in Form von Foren, FAQ-Bereichen oder Wissensdatenbanken ein weiterer Pluspunkt für jede Cloud-Dokumentation.

Wenn Datenflut zu Chaos wird: Ein Warnbeispiel

Doch was passiert, wenn ein Anbieter zwar Unmengen an Dokumentationen veröffentlicht, diese aber wenig koordiniert und kaum durchsuchbar sind? Genau in solchen Fällen stößt man auf undurchdringliche PDF-Wüsten, verwaiste Wiki-Einträge oder längst veraltete Artikel, die noch irgendwo im System herumgeistern. Selbst ChatGPT, das in Sekundenschnelle gigantische Datenmengen durchforstet, kann die gesuchten Fakten nicht zuverlässig finden und präsentiert stattdessen womöglich Links, die ins Leere führen.

Hier ein Beispiel

ChatGPT stellt bei Nutzung des Modells o3-mini auch die Gedankengänge zur Verfügung („Reasoning“), die zur später gelieferten Antwort führen. Bei der einfachen Frage, wie in Microsoft Intune die Windows Versionen 10 und 11 erkennbar sind, benötigt man mehr als eine (große) Bildschirmseite, um die Suche nach einer Antwort abzubilden.

Am Ende fiel auch ChatGPT nichts mehr ein, als auf die Wikipedia Seite oder eine Google Suche zu verweisen, ob denn die Buildnummer 22000 als Anhaltspunkt aussagekräftig ist.

Statt Klarheit gibt es ein undurchsichtiges Durcheinander, in dem sich wichtige Informationen verlieren. Dieses Chaos ist aus zweierlei Gründen hochgradig problematisch: Erstens bindet es zusätzliche Ressourcen in der IT-Abteilung, weil man sich quasi „durchgraben“ muss, um relevante Informationen überhaupt erst aufzuspüren. Zweitens steigt die Fehlerquote, wenn man in einer riesigen Datenflut falsche oder überholte Hinweise erwischt.

Fazit: Warum Dokumentation über Wohl und Wehe entscheidet

Eine gute Dokumentation bildet das Fundament für einen reibungslosen Betrieb von Clouddiensten – und damit für den digitalen Unternehmserfolg. Sie ermöglicht es, schneller auf neue Technologien zu reagieren, effizienter zu arbeiten und die eigenen Mitarbeiter besser zu schulen. Schlechte Dokumentation hingegen erzeugt Frust, erschwert das Troubleshooting und zieht unnötig hohe Kosten nach sich. Bei der Wahl eines Cloudanbieters ist es deshalb entscheidend, nicht nur auf Features und Preis zu schauen, sondern auch die Dokumentation unter die Lupe zu nehmen. Denn letztlich kann ein unübersichtliches Informationschaos sogar die beste Cloud-Plattform entwerten – und das Risiko eingehen, in die berüchtigte „Cloud-Falle“ zu tappen, will wohl niemand.